Гарвардская медицинская школа (HMS) сообщила, что с момента запуска решения RFID для управления своими 4300 активами время инвентаризации активов колледжа сократилось на 75%, и в то же время он получил больше информации о местонахождении ценных активов. и гарантирует, что Их можно будет легко найти во время государственных проверок.

Этот набор решений RFID предоставляется RadiantRFID и состоит из пассивные RFID-метки UHF прикрепленные к активам, 1128 портативных считывателей от Technology Solutions (UK) Ltd. и веб-приложения Radiant для хранения и управления данными. Информация об управлении активами на основе RFID будет загружена в систему Oracle Fixed Assets (OFA) Гарвардской медицинской школы.

Гарвардская медицинская школа имеет около 4300 ценных активов в своих 15000 основных фондах, включая серверы, инкубаторы, медицинские морозильники, центрифуги, микроскопы для исследования ДНК и термоциклеры. Джефф ДиЧаччио, директор по стратегическим закупкам колледжа, представил успешное развертывание.

Гарвардская медицинская школа

Почти половина этих активов была приобретена за счет внешних средств, включая государственные гранты и контракты, и школа несет ответственность за обеспечение надежности этих активов. Чтобы гарантировать это, Гарвардская медицинская школа один раз в год представляет в Price Waterhouse аудиторский отчет и проводит внутреннюю инвентаризацию активов. Ди Киаджио сказал: «Мы должны хорошо заботиться об активах, которые мы используем и покупаем для исследований».

До внедрения RFID Гарвардская медицинская школа использовала ручной труд для инвентаризации активов. Обычно каждый актив вводится в платформу Oracle Asset Workbench и получает этикетку со штрих-кодом. В сопровождении финансовых аналитиков по основным фондам и Ди Киаджио менеджеры по исследовательским операциям (ROM) несли электронную таблицу Microsoft Excel и обходили каждый отдел или лабораторию в поисках активов. У каждого отдела или лаборатории есть уникальный серийный номер.

Поскольку сканера штрих-кода нет, они используют свои глаза, чтобы подтвердить данные, сравнить их с информацией в данной комнате в электронной таблице и написать заметки или записать различия.

Если они обнаруживают какие-либо теги активов, которых нет в таблице, они должны искать их в системе OFA на компьютере, чтобы определить, к какому отделу принадлежат эти активы. Затем вручную введите результат инвентаризации активов и загрузите его в OFA. Это не только очень трудоемкий процесс, но и может нанести ущерб этим дорогостоящим активам. Например, отдел нейробиологии Гарвардской медицинской школы перечислил более 800 объектов в 16-страничной таблице.

Ди Киаджио будет проводить встречи с управляющими активами департаментов, сопровождать группу исследователей активов через лабораторию и помогать им с инвентаризацией активов. На поиск 50 объектов уходит в среднем два часа. Ди Киаджио сказал: «Такие ручные процессы неэффективны и неустойчивы, потому что активы школы ежегодно увеличиваются примерно на 1000 единиц. В связи с этим мы должны принять меры, чтобы найти альтернативы».

Таким образом, Гарвардская медицинская школа летом 2017 года провела двухмесячный тендер на поставку решений для автоматизации, затем оценила предложения и провела повторные торги перед заключением контракта. Выбрав решение Radiant, колледж начал полевые испытания на двух факультетах, добровольно участвовавших в испытании: клеточной биологии и Гарвардском терапевтическом научном проекте. Медицинская школа преодолевает проблемы перекрестного чтения при установке считывающих устройств, чтобы гарантировать, что они не будут захвачены соседними комнатами.

Впоследствии это решение было запущено в июле 2018 года, после чего Гарвардской медицинской школе потребовалось 18 месяцев, чтобы перемаркировать существующие и недавно полученные активы с помощью RFID-меток. Эти предварительно упорядоченные теги будут связаны с конкретными активами, и каждый тег и связанные с ним ресурсы также будут связаны с определенной комнатой. Облачное решение Virtual Asset Tracker (НДС) Radiant поставляется с мобильным приложением VAT2Go.

Когда сотрудники начнут подсчет, они будут использовать программу VAT2Go, запущенную на iPhone, войдут в здание и комнату, в которую они входят, отсканируют штрих-код и прочтут RFID-метку. После того, как теги прочитаны, они могут просмотреть результаты в приложении, чтобы убедиться, что все активы находятся в правильных местах, а также отсутствуют и дополнительные активы в комнате. Эти результаты синхронизируются с онлайн-приложением VAT2Go, и пользователи могут загружать их, создавать отчеты и выгружать их в OFA (OFA по-прежнему является системой учета основных средств Гарвардской медицинской школы).

Ди Киаджио сказал: «Это веб-приложение позволяет нам вносить индивидуальные или крупномасштабные изменения путем загрузки или вручную, например, перераспределять активы в другое место». Гарвардская медицинская школа также может использовать RFID решения отказаться от OFA Некоторые активы в системе НДС и удалить их из системы НДС. Преимущества управления RFID включают более точную и эффективную инвентаризацию активов, что означает, что менеджеры ROM и активов не должны прерывать свои исследования активов, когда они проводят инвентаризацию с ними. Фактический процесс инвентаризации активов также менее разрушителен, чем ручной.

Внедрение этой технологии также столкнулось с некоторыми перипетиями, и финансирование является важной проблемой для замедления процесса проекта. Некоторые участники покинули проект и перешли на другую работу, а из-за эпидемии COVID-19 школа закрылась в марте 2020 года, и в нее попал только необходимый персонал. Фактически, сам Ди Киаджио не смог добраться до места происшествия, поэтому он отправил этикетку Софии Сю, финансовому аналитику по основным активам в Гарвардской медицинской школе, которая могла продолжать маркировать, подсчитывать активы и обновлять OFA в кампусе.

Ди Киаджио сказал, что с момента запуска системы школа провела инвентаризацию активов только из-за эпидемии. То есть результаты этой инвентаризации доказывают, что система RFID может сэкономить время. Одно из преимуществ RFID заключается в том, что независимо от того, принадлежат ли эти активы Департаменту клеточной биологии, Департаменту нейробиологии или даже другой Гарвардской школе в районе Кембриджа, RFID может считывать все активы в комнате без необходимости сравнивать активы информация для каждого отдела или лаборатории.

Аудит, проводимый PricewaterhouseCoopers, не требует считывания меток RFID, но RFID обеспечивает поддержку данных, необходимую для аудита, чтобы школа могла найти любые активы, выбранные для аудита, и гарантировать, что они будут легко доступны по прибытии аудитора. Сегодня он также включает виртуальный аудит на собраниях Microsoft Teams.

Ди Киаджио надеется, что в будущем технология RFID принесет пользу и для других изменений, таких как обновление лабораторных помещений. Считыватель RFID может сканировать предметы перед ремонтом комнаты, а затем сканировать снова, когда предметы перемещаются в недавно отремонтированную комнату, чтобы предотвратить их потерю.

Еще одно преимущество - возможность использовать ридер для поиска RFID-метки в режиме счетчика Гейгера для поиска потерянных активов. Ди Киаджио вспомнил, как в 2019 году случайно прочитал этикетку на невидимой охлаждаемой центрифуге. «В то время я сканировал, но невооруженным глазом не видел. Когда я пододвинул считыватель ближе к источнику сигнала, я нашел этот актив в деревянном ящике. Если нет RFID, я могу подумать, что этот актив утерян. Украден или выброшен. С RFID я могу видеть нематериальные активы ».

Помимо Гарвардской медицинской школы (HMS), системы RFID в настоящее время внедряются или используются на факультете искусств и наук Гарвардского университета (FAS), Школе инженерных и прикладных наук (SEAS) и в Институте Висса (Wyss Institute). Согласно Diqiaggio, Wyss завершила RFID-маркировку всех старых активов, в то время как FAS и SEAS в настоящее время маркируют около 8000 активов. Четыре колледжа имеют в общей сложности около 100 зданий, и в каждом здании есть активы.